Regulamin uczestnika

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady organizacji, rejestracji, uczestnictwa oraz zachowania podczas wydarzenia Ełk Workation Festival 2026 (dalej: „Festiwal”).
2. Organizatorem Festiwalu jest Rabanu Narobi (dalej: „Organizator”), we współpracy z Urzędem Miasta Ełku (Partner).
3. Festiwal odbywa się w Ełku w dniach 26–30 sierpnia 2026 r., w przestrzeniach coworkingowych, obiektach kulturalnych oraz w wybranych lokalizacjach plenerowych na terenie miasta (dalej łącznie: „Teren Festiwalu”).
4. Regulamin skierowany jest do wszystkich osób, które w czasie trwania Festiwalu przebywają na Terenie Festiwalu lub korzystają z jego programu, w szczególności: uczestników, gości, prelegentów, wolontariuszy, przedstawicieli mediów, partnerów i podwykonawców (dalej łącznie: „Uczestnicy”).
5. Uczestnictwo w Festiwalu oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu w całości.
6. Aktualny Regulamin dostępny jest na stronie www.workationfestival.elk.pl oraz w punkcie rejestracji na Terenie Festiwalu.

§ 2. Definicje

Ilekroć w Regulaminie mowa jest o:

1. „Festiwalu” – rozumie się przez to Ełk Workation Festival 2026;
2. „Uczestniku” – osobie zarejestrowanej i posiadającej ważny Identyfikator festiwalowy;
3. „Identyfikatorze” – opasce wydawanej przez Organizatora, uprawniającym do udziału w Festiwalu;
4. „Strefie Coworkingu” – wyznaczonej przestrzeni pracy zdalnej udostępnianej Uczestnikom w ramach Festiwalu;
5. „Strefie Aktywności Wodnej” – wyznaczonych miejscach nad Jeziorem Ełckim, w których odbywają się programowe zajęcia SUP, kajak, joga itp.;
6. „Programie” – opublikowanym na stronie www.workationfestival.elk.pl/program planie wykładów, warsztatów, spotkań i wydarzeń towarzyszących.

§ 3. Charakter Festiwalu

1. Ełk Workation Festival jest wydarzeniem o charakterze edukacyjno-networkingowym, łączącym pracę zdalną, rozwój zawodowy, rekreację i aktywności kulturalne.
2. Festiwal nie jest imprezą masową w rozumieniu ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych.
3. Program obejmuje w szczególności: przestrzenie coworkingowe, wykłady, warsztaty, panele dyskusyjne, aktywności rekreacyjne i sportowe, wydarzenia integracyjne, koncerty, pokazy filmowe oraz spotkania networkingowe.
4. Uczestnictwo w wybranych elementach programu (np. wypożyczenie sprzętu wodnego, warsztaty limitowane liczbowo, dedykowane sesje mentoringowe) może wymagać dodatkowej rezerwacji lub wyrażenia odrębnej zgody.

§ 4. Rejestracja i uczestnictwo

1. Warunkiem udziału w Festiwalu jest rejestracja online za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie www.workationfestival.elk.pl oraz w przypadku niektórych warsztatów opłacenie właściwego pakietu uczestnictwa.
2. Rejestracja jest imienna. Uczestnik zobowiązany jest do podania prawdziwych, aktualnych danych.
3. Uczestnikiem Festiwalu może być osoba pełnoletnia. Osoby niepełnoletnie mogą uczestniczyć w Festiwalu wyłącznie:
   1. pod opieką rodzica lub opiekuna prawnego, albo
   2. na podstawie pisemnej zgody rodzica lub opiekuna prawnego, w zakresie i formule uzgodnionej z Organizatorem.
4. Dzieci uczestniczące w Festiwalu w ramach pobytu rodzinnego pozostają pod stałą opieką rodzica lub opiekuna prawnego. Organizator nie zapewnia opieki nad dziećmi.
5. Po pomyślnej rejestracji Uczestnik otrzymuje potwierdzenie e-mail, a na Terenie Festiwalu — Identyfikator uprawniający do wstępu.
6. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy rejestracji lub anulowania rejestracji, w szczególności w przypadku:
   1. podania nieprawdziwych danych,
   2. naruszenia niniejszego Regulaminu,
   3. rażąco nieodpowiedniego zachowania podczas wcześniejszych edycji lub innych wydarzeń Organizatora.

§ 5. Bilety i pakiety

1. Szczegółowa oferta pakietów uczestnictwa oraz ich zakres publikowane są na stronie Festiwalu.
2. Uczestnik ma prawo przenieść uczestnictwo na inną osobę najpóźniej na 7 dni przed rozpoczęciem Festiwalu, po uprzednim pisemnym zgłoszeniu i akceptacji Organizatora.

§ 6. Identyfikator i wstęp na Teren Festiwalu

1. Wstęp na wydarzenia objęte Programem możliwy jest wyłącznie na podstawie ważnego Identyfikatora przypisanego do konkretnej osoby.
2. Identyfikator należy nosić w widocznym miejscu przez cały czas przebywania na Terenie Festiwalu.
3. Zabrania się:
   1. odstępowania Identyfikatora osobom trzecim,
   2. jego modyfikowania, kopiowania lub podrabiania,
   3. korzystania z Identyfikatora, który nie należy do danego Uczestnika.
4. W przypadku utraty Identyfikatora Uczestnik zobowiązany jest niezwłocznie zgłosić ten fakt w punkcie rejestracji. Wydanie duplikatu może wiązać się z opłatą manipulacyjną.
5. Organizator lub wskazane przez niego służby porządkowe mają prawo weryfikować ważność Identyfikatora oraz dokument tożsamości Uczestnika.

§ 7. Zasady korzystania ze Stref Coworkingu

Ponieważ Festiwal ma charakter workation — tj. Uczestnicy realnie wykonują pracę zdalną w trakcie jego trwania — Organizator wyodrębnił zasady szczególne:

1. Strefy Coworkingu udostępniane są Uczestnikom w godzinach opublikowanych w Programie, standardowo od godziny 9:00 do 20:00.
2. Każdy Uczestnik korzysta ze Strefy Coworkingu na własną odpowiedzialność i we własnym imieniu — Organizator nie prowadzi obsługi IT ani wsparcia technicznego indywidualnych urządzeń Uczestników.
3. W Strefach Coworkingu obowiązują następujące zasady:
   1. cisza pracy — rozmowy telefoniczne i wideokonferencje należy prowadzić w wyznaczonych strefach call room / phone booth,
   2. kultura wspólnej przestrzeni — nie zajmuje się więcej miejsca, niż to konieczne,
   3. higiena stanowiska — po zakończonej pracy stanowisko należy pozostawić w stanie umożliwiającym korzystanie kolejnej osobie,
   4. poszanowanie sprzętu — nie wolno samodzielnie przełączać, odłączać ani modyfikować infrastruktury Organizatora (routery, monitory, listwy).
4. Wi-Fi festiwalowe jest udostępniane bezpłatnie. Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że:
   1. sieć ma charakter współdzielony i Organizator nie gwarantuje określonej przepustowości ani ciągłości połączenia,
   2. do przesyłania danych szczególnie wrażliwych zaleca się korzystanie z VPN oraz połączeń szyfrowanych,
   3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za utratę, wyciek lub uszkodzenie danych Uczestnika.
5. W Strefach Coworkingu obowiązuje całkowity zakaz spożywania alkoholu oraz palenia tytoniu i e-papierosów.
6. Organizator zastrzega prawo do wprowadzenia limitów czasu pracy przy jednym stanowisku (np. w porach szczytu), jeśli będzie to konieczne dla zapewnienia dostępu wszystkim Uczestnikom.

§ 8. Zasady korzystania z aktywności rekreacyjnych i sportowych

1. Aktywności typu SUP, kajak, rower, joga, pilates, bieg, spływ, warsztaty ruchowe organizowane są w ramach Programu i odbywają się w wyznaczonych miejscach oraz godzinach.
2. Uczestnik przystępuje do aktywności rekreacyjnych na własną odpowiedzialność, deklarując brak przeciwwskazań zdrowotnych do ich wykonywania.
3. Aktywności na wodzie odbywają się wyłącznie w kamizelkach asekuracyjnych wydawanych przez Organizatora lub podmiot obsługujący daną aktywność.
4. Uczestnicy zobowiązani są do:
   1. bezwzględnego przestrzegania poleceń instruktorów i ratowników,
   2. stosowania się do oznaczeń wyznaczających Strefę Aktywności Wodnej,
   3. nieoddalania się od grupy bez zgody prowadzącego,
   4. całkowitej trzeźwości podczas aktywności fizycznych i wodnych.
5. W aktywnościach wodnych nie mogą uczestniczyć osoby nietrzeźwe, pod wpływem środków odurzających lub w stanie zdrowia uniemożliwiającym bezpieczne wykonywanie danej aktywności.
6. Osoby niepełnoletnie mogą brać udział w aktywnościach rekreacyjnych wyłącznie za pisemną zgodą rodzica lub opiekuna prawnego oraz — jeżeli tego wymaga charakter aktywności — pod jego bezpośrednią opieką.
7. Sprzęt sportowy wypożyczany w ramach Festiwalu należy używać zgodnie z jego przeznaczeniem. Za szkody powstałe wskutek nieprawidłowego użycia odpowiada Uczestnik.

§ 9. Bezpieczeństwo i porządek

1. Uczestnik zobowiązany jest do zachowania na Terenie Festiwalu w sposób nienaruszający porządku publicznego, dobrych obyczajów oraz praw i dóbr osobistych innych osób.
2. Na Terenie Festiwalu obowiązuje całkowity zakaz:
   1. wnoszenia broni, materiałów wybuchowych, pirotechnicznych i niebezpiecznych,
   2. wnoszenia i spożywania środków odurzających i substancji psychotropowych,
   3. wprowadzania zwierząt do zamkniętych przestrzeni programowych (z wyłączeniem psów asystujących),
   4. używania otwartego ognia poza miejscami wyznaczonymi przez Organizatora (np. ognisko festiwalowe),
   5. blokowania dróg ewakuacyjnych i wyjść ewakuacyjnych.
3. Osoby w stanie nietrzeźwości, pod wpływem środków odurzających lub zachowujące się agresywnie nie zostaną wpuszczone na Teren Festiwalu, a jeśli już się na nim znajdują — mogą zostać usunięte.
4. Organizator zapewnia obsługę porządkową i medyczną jedynie na wybranych elementach Programu. W przypadku zdarzenia zagrażającego zdrowiu lub życiu Uczestnik zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić najbliższą osobę z obsługi Festiwalu.
5. Uczestnicy zobowiązani są do stosowania się do przepisów przeciwpożarowych, sanitarnych i porządkowych obowiązujących w poszczególnych lokalizacjach Festiwalu, w tym do zaleceń zarządców obiektów.

§ 10. Kodeks Uczestnika

Festiwal buduje społeczność opartą na szacunku, otwartości i różnorodności. Uczestnicy zobowiązują się do:

1. traktowania siebie nawzajem z szacunkiem, niezależnie od płci, wieku, pochodzenia, tożsamości, wyglądu, orientacji, wyznania, zawodu czy poziomu doświadczenia;
2. nietolerowania molestowania w jakiejkolwiek formie — słownej, fizycznej, wizualnej ani cyfrowej;
3. kultury networkingu — kontakt z drugą osobą podejmuje się z uwagą i wyczuciem, „nie” zawsze znaczy „nie”;
4. niezakłócania pracy innych — zwłaszcza w Strefach Coworkingu;
5. zgłaszania niepokojących sytuacji osobie z zespołu Festiwalu.

Naruszenie Kodeksu Uczestnika może skutkować natychmiastowym usunięciem z Terenu Festiwalu oraz — w uzasadnionych przypadkach — zawiadomieniem właściwych organów.

§ 11. Wizerunek, materiały prasowe i treści tworzone podczas Festiwalu

1. Festiwal jest dokumentowany fotograficznie i wideo przez Organizatora oraz upoważnione media. Materiały mogą być wykorzystywane w celach informacyjnych, promocyjnych i sprawozdawczych, w szczególności w mediach, mediach społecznościowych, na stronie Festiwalu, w materiałach prasowych i przyszłych edycjach.
2. Uczestnik przyjmuje do wiadomości i wyraża zgodę na nieodpłatne utrwalenie i rozpowszechnianie swojego wizerunku w zakresie, w jakim stanowi on element większej całości (np. widoku sali, sceny, warsztatu, pikniku, koncertu), zgodnie z art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
3. Uczestnik, który nie życzy sobie utrwalania jego wizerunku w bliskim planie (portret indywidualny), może:
   1. zgłosić to wyraźnie osobie z ekipy fotograficznej/video,
4. Uczestnicy mogą tworzyć własne materiały (zdjęcia, wideo, relacje) i publikować je w mediach społecznościowych z zachowaniem szacunku dla innych osób oraz przy poszanowaniu ich prawa do prywatności.
5. Nagrywanie wykładów, warsztatów i wystąpień w całości — w tym transmisje na żywo — wymaga uprzedniej zgody Organizatora oraz prelegenta.

§ 12. Własność intelektualna i poufność

1. Treści wykładów, warsztatów, prezentacji i materiałów dystrybuowanych podczas Festiwalu są chronione prawami własności intelektualnej ich twórców.
2. Uczestnik zobowiązuje się do:
   1. niewykorzystywania treści prezentowanych podczas Festiwalu w celach komercyjnych bez zgody uprawnionego,
   2. poszanowania klauzuli Chatham House Rule tam, gdzie prowadzący wyraźnie ją zastrzegł — tj. można powoływać się na treść dyskusji, ale bez wskazywania konkretnej osoby jako źródła.
3. Materiały reklamowe i marketingowe własne (banery, ulotki, roll-upy, dystrybucja gadżetów) można eksponować na Terenie Festiwalu wyłącznie za zgodą Organizatora i w uzgodnionych strefach.

§ 13. Ochrona danych osobowych (RODO)

1. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Rabanu Narobi (Organizator).
2. Dane osobowe przetwarzane są w celu:
   1. realizacji uczestnictwa w Festiwalu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
   2. wypełnienia obowiązków prawnych, w tym rachunkowych i podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
   3. komunikacji o Festiwalu i jego kolejnych edycjach — na podstawie zgody Uczestnika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
   4. realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w tym dokumentacji wydarzenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
3. Odbiorcami danych mogą być podmioty świadczące Organizatorowi usługi IT, płatnicze, marketingowe, prawne, księgowe oraz Partner Festiwalu — w niezbędnym zakresie.
4. Dane będą przechowywane przez okres wymagany właściwymi przepisami, nie dłużej niż jest to konieczne dla realizacji celów wskazanych powyżej.
5. Uczestnik ma prawo do dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu, przeniesienia danych oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
6. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do wzięcia udziału w Festiwalu.
7. Szczegółowa polityka prywatności dostępna jest na stronie www.workationfestival.elk.pl.

§ 14. Odpowiedzialność Organizatora i Uczestnika

1. Uczestnik bierze udział w Festiwalu na własną odpowiedzialność, w zakresie, w jakim nie stoi to w sprzeczności z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za:
   1. rzeczy pozostawione bez opieki na Terenie Festiwalu,
   2. szkody wynikające z niezastosowania się do postanowień Regulaminu, poleceń obsługi, instruktorów lub ratowników,
   3. działania osób trzecich, w tym innych Uczestników,
   4. warunki atmosferyczne oraz konieczne zmiany w Programie z nich wynikające.
3. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność materialną za szkody wyrządzone z jego winy na Terenie Festiwalu, w tym za szkody na wypożyczonym sprzęcie.
4. Ubezpieczenie: Organizator rekomenduje Uczestnikom posiadanie własnego ubezpieczenia NNW/OC na czas trwania Festiwalu, w szczególności obejmującego aktywności rekreacyjne na wodzie.

§ 15. Zmiany w Programie i siła wyższa

1. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Programie, w tym zmian prelegentów, kolejności wystąpień, lokalizacji poszczególnych elementów Festiwalu — z ważnych przyczyn, w tym z powodu warunków pogodowych.
2. W przypadku wystąpienia okoliczności siły wyższej (klęski żywiołowe, stan epidemii, decyzje administracyjne, akty terroru itp.) Organizator zastrzega sobie prawo do:
   1. zmiany formuły Festiwalu (np. częściowo online),
   2. przesunięcia terminu Festiwalu,
   3. w skrajnych przypadkach — odwołania Festiwalu, na zasadach określonych w § 5 ust. 6.

§ 16. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące organizacji i przebiegu Festiwalu można składać w terminie 7 dni od zakończenia Festiwalu:
   1. drogą elektroniczną na adres: workationfestival@proton.me
   2. pisemnie na adres siedziby Organizatora.
2. Reklamacja powinna zawierać: dane Uczestnika, opis zdarzenia, ewentualny dowód uczestnictwa oraz sformułowane żądanie.
3. Organizator rozpatruje reklamacje w terminie 30 dni od dnia doręczenia i udziela odpowiedzi w formie, w jakiej reklamacja została złożona.

§ 17. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy o prawach konsumenta, ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz RODO.
2. Wszelkie spory wynikające z Regulaminu strony będą rozstrzygać w pierwszej kolejności polubownie. W braku porozumienia właściwy będzie sąd powszechny właściwy dla siedziby Organizatora — z zastrzeżeniem uprawnień Uczestników będących konsumentami wynikających z przepisów szczególnych.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie. Zmiany wchodzą w życie w terminie 3 dni od dnia publikacji ich zaktualizowanej wersji na stronie Festiwalu, przy czym w stosunku do Uczestników, którzy dokonali rejestracji przed dniem publikacji zmian, obowiązuje wersja Regulaminu z dnia rejestracji — chyba że zmiana wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa lub z konieczności ochrony bezpieczeństwa Uczestników.
4. Regulamin obowiązuje od dnia jego publikacji na stronie www.workationfestival.elk.pl.